Lộ trình chuyển đổi số 6 bước cho SME Việt Nam

Chuyển đổi số với nhiều SME Việt Nam không phải là một dự án lớn cần triển khai đồng loạt, mà thường hiệu quả hơn khi thực hiện theo từng bước nhỏ, ưu tiên số hóa những khâu vận hành gây tốn thời gian nhất trước.

Bước 1-2: Số hóa nghiệp vụ kế toán và bán hàng cơ bản

Với phần lớn doanh nghiệp, hai khâu nên số hóa sớm nhất là kế toán và bán hàng, vì đây là nơi phát sinh dữ liệu hàng ngày và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Chuyển từ sổ sách hoặc Excel sang phần mềm kế toán như MISA AMIS, hoặc phần mềm bán hàng như KiotViet với cửa hàng bán lẻ, giúp giảm sai sót nhập liệu và có báo cáo kịp thời hơn.

Bước 3-4: Đồng bộ hóa đơn điện tử và dữ liệu bán hàng đa kênh

Sau khi đã có nền tảng kế toán và bán hàng ổn định, bước tiếp theo là kết nối hóa đơn điện tử để tránh nhập liệu trùng lặp, đồng thời nếu doanh nghiệp mở rộng kênh bán online, cần tính đến việc đồng bộ tồn kho giữa các kênh để tránh bán vượt số lượng thực tế.

Đây cũng là giai đoạn nên rà soát lại xem các phần mềm đang dùng có API hoặc tích hợp sẵn với nhau hay không, tránh tình trạng mỗi bộ phận dùng một hệ thống rời rạc không nói chuyện được với nhau.

Bước 5: Chuẩn hóa quản lý khách hàng với CRM

Khi đội sale bắt đầu đông hơn và lượng khách hàng tiềm năng tăng lên, việc áp dụng một hệ thống CRM như Base CRM giúp chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng, tránh phụ thuộc vào trí nhớ hoặc sổ tay cá nhân của từng nhân viên.

Bước 6: Dùng dữ liệu đã có để ra quyết định

Sau khi các nghiệp vụ cốt lõi đã được số hóa, doanh nghiệp bắt đầu có đủ dữ liệu lịch sử để phân tích: mặt hàng nào bán chạy theo mùa, chi phí vận hành đang tăng ở khâu nào, khách hàng nào có khả năng quay lại mua hàng. Đây là giai đoạn chuyển đổi số thực sự tạo ra giá trị khác biệt, thay vì chỉ dừng lại ở việc thay thế công cụ ghi chép thủ công.

Lộ trình trên không cần thực hiện tuần tự cứng nhắc, doanh nghiệp có thể điều chỉnh thứ tự tùy theo khâu nào đang gây tốn thời gian nhất. Tham khảo thêm các phần mềm theo từng danh mục tại trang danh bạ phần mềm của Diễn Đàn Số.