Chuyển đổi số cho SME: bắt đầu từ đâu?

Chuyển đổi số cho SME không cần bắt đầu bằng một kế hoạch tổng thể phức tạp. Ba bước cụ thể trong 90 ngày đầu — số hóa một khâu vận hành gây tốn thời gian nhất, chọn đúng công cụ cho khâu đó, và xây dựng thói quen sử dụng trong đội ngũ — thường mang lại kết quả rõ ràng hơn nhiều so với việc cố gắng thay đổi mọi thứ cùng lúc.

Vì sao nhiều SME loay hoay không biết bắt đầu từ đâu

“Chuyển đổi số” là cụm từ nghe có vẻ lớn lao, khiến nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hình dung phải đầu tư một hệ thống phần mềm tổng thể, tốn nhiều chi phí và thời gian mới thấy hiệu quả. Thực tế, với doanh nghiệp quy mô nhỏ, cách tiếp cận hiệu quả hơn thường là bắt đầu từ một khâu cụ thể đang gây khó khăn nhất trong vận hành hằng ngày, thay vì cố gắng số hóa toàn bộ doanh nghiệp cùng lúc.

Nếu bạn muốn hình dung lộ trình dài hơi hơn sau giai đoạn khởi đầu này, có thể tham khảo thêm bài lộ trình chuyển đổi số 6 bước cho SME Việt Nam để biết các bước tiếp theo sau 90 ngày đầu.

Bước 1 (30 ngày đầu): Xác định khâu vận hành đang gây tốn thời gian nhất

Trước khi chọn bất kỳ phần mềm nào, hãy dành thời gian quan sát và liệt kê những công việc lặp lại hằng ngày, hằng tuần đang tốn nhiều thời gian nhất hoặc dễ xảy ra sai sót nhất. Một số câu hỏi giúp xác định:

• Công việc nào đang phải làm thủ công, lặp đi lặp lại mỗi ngày (ghi sổ bán hàng, đối chiếu công nợ, nhắc khách hàng)?
• Công việc nào từng gây sai sót ảnh hưởng tới doanh thu hoặc uy tín với khách hàng?
• Nhân viên nào đang phải kiêm nhiệm quá nhiều việc thủ công, không còn thời gian cho công việc mang lại giá trị cao hơn?

Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, ba khâu thường được ưu tiên số hóa trước là kế toán, bán hàng và quản lý khách hàng — vì đây là nơi phát sinh dữ liệu hằng ngày và ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền.

Bước 2 (30 ngày tiếp theo): Chọn đúng công cụ cho khâu đã xác định, không dàn trải

Sau khi xác định được khâu cần số hóa trước, bước tiếp theo là chọn công cụ phù hợp — nhưng chỉ cho khâu đó, chưa vội đầu tư đồng loạt nhiều phần mềm cùng lúc:

• Nếu vấn đề nằm ở kế toán, sổ sách rối, khó tổng hợp báo cáo, nên tìm hiểu phần mềm kế toán phù hợp quy mô, ví dụ MISA AMIS.
• Nếu vấn đề nằm ở quản lý bán hàng, khó kiểm soát tồn kho hoặc doanh thu tại cửa hàng, nên tìm hiểu phần mềm bán hàng như KiotViet.
• Nếu vấn đề nằm ở quản lý khách hàng, đội sale hay quên follow-up, nên tìm hiểu CRM như Base CRM.

Nguyên tắc quan trọng ở bước này là không chọn phần mềm vì thấy nhiều tính năng hấp dẫn, mà chọn phần mềm giải quyết đúng vấn đề đã xác định ở bước 1. Nên tận dụng thời gian dùng thử của phần mềm để kiểm tra mức độ phù hợp thực tế trước khi cam kết dài hạn.

Bước 3 (30 ngày cuối): Xây dựng thói quen sử dụng trong đội ngũ

Có phần mềm phù hợp mới chỉ là điều kiện cần, chưa đủ. Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm nhưng nhân viên vẫn quay lại cách làm cũ vì chưa hình thành thói quen mới. Trong 30 ngày cuối, nên tập trung vào:

• Đào tạo trực tiếp cho những người sử dụng chính, ưu tiên thực hành trên dữ liệu thật thay vì chỉ xem hướng dẫn lý thuyết.
• Đặt quy tắc rõ ràng: từ thời điểm nào trở đi, mọi công việc thuộc khâu đã số hóa phải thực hiện trên phần mềm mới, không dùng song song cách cũ để tránh dữ liệu bị chia đôi.
• Theo dõi sát trong giai đoạn đầu, kịp thời hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn thao tác, tránh để họ tự bỏ cuộc quay về cách làm quen thuộc.

Bảng tóm tắt 3 bước trong 90 ngày đầu

Giai đoạn	Trọng tâm	Kết quả cần đạt
30 ngày đầu	Xác định khâu vận hành cần số hóa trước	Danh sách vấn đề cụ thể, sắp xếp theo mức độ ưu tiên
30 ngày tiếp theo	Chọn và dùng thử công cụ phù hợp	Phần mềm được chọn dựa trên dùng thử thực tế, không theo cảm tính
30 ngày cuối	Xây dựng thói quen sử dụng	Đội ngũ chuyển hẳn sang quy trình mới, không dùng song song cách cũ

Những sai lầm phổ biến khi bắt đầu chuyển đổi số

• Muốn số hóa toàn bộ doanh nghiệp cùng lúc: dễ khiến đội ngũ quá tải, không khâu nào được triển khai đến nơi đến chốn.
• Chọn phần mềm theo xu hướng thay vì theo vấn đề thực tế: dẫn tới đầu tư vào công cụ không giải quyết đúng khó khăn đang gặp phải.
• Bỏ qua giai đoạn xây dựng thói quen sử dụng: mua phần mềm xong nhưng không ai theo dõi việc áp dụng, dẫn tới lãng phí đầu tư.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp rất nhỏ, chỉ vài người có cần theo lộ trình 90 ngày này không? Vẫn có thể áp dụng, nhưng thời gian mỗi giai đoạn có thể rút ngắn hơn nếu quy mô nhỏ và ít khâu vận hành cần thay đổi. Quan trọng là giữ nguyên tắc làm từng bước, không dàn trải.

Nếu sau 90 ngày vẫn chưa thấy hiệu quả rõ ràng thì sao? Nên xem lại xem vấn đề nằm ở việc chọn sai công cụ hay chưa xây dựng đủ thói quen sử dụng trong đội ngũ, vì đây là hai nguyên nhân phổ biến nhất khiến chuyển đổi số không đạt kết quả như kỳ vọng.

Có nên thuê tư vấn chuyển đổi số ngay từ đầu không? Với quy mô SME nhỏ, phần lớn có thể tự thực hiện ba bước trên mà không cần tư vấn riêng, vì các phần mềm hiện nay đều có tài liệu hướng dẫn và đội hỗ trợ khách hàng. Tư vấn bên ngoài thường phù hợp hơn khi doanh nghiệp đã lớn và cần số hóa nhiều khâu phức tạp cùng lúc.

---

Bạn có thể tham khảo thêm các nhóm phần mềm phù hợp cho từng khâu tại danh bạ phần mềm trên Diễn Đàn Số, hoặc đọc bài 5 loại phần mềm doanh nghiệp nhỏ nên có trước khi mở rộng để hình dung tổng thể các công cụ cần chuẩn bị dần.