Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từng bước
Hóa đơn điện tử hiện là yêu cầu bắt buộc với phần lớn hộ kinh doanh và doanh nghiệp có hoạt động xuất hóa đơn tại Việt Nam. Bài viết này hướng dẫn quy trình từng bước từ đăng ký sử dụng đến phát hành hóa đơn hợp lệ, kèm checklist rà soát trước khi phát hành hàng loạt, dành cho những đơn vị mới bắt đầu tìm hiểu.
Điều kiện cần chuẩn bị trước khi bắt đầu
Trước khi xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp cần hoàn tất việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ngoài ra cần chuẩn bị chữ ký số hợp lệ (dùng để ký trên từng hóa đơn phát hành) và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô cũng như hệ thống bán hàng, kế toán đang sử dụng.
Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện này trước khi triển khai giúp tránh tình trạng phát hành hóa đơn dở dang rồi phải dừng lại để bổ sung thủ tục, gây gián đoạn cho hoạt động bán hàng.
Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, thường áp dụng với nhóm đối tượng có rủi ro cao hơn về thuế hoặc theo quy định riêng. Hóa đơn không có mã do doanh nghiệp tự phát hành và tự chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, áp dụng với nhóm đối tượng đủ điều kiện theo quy định.
Việc lựa chọn loại hóa đơn không hoàn toàn do doanh nghiệp tự quyết mà phụ thuộc vào phân loại của cơ quan thuế, vì vậy nên xác nhận rõ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ trước khi triển khai. Các quy định liên quan hiện được nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC — vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành vì các văn bản hướng dẫn có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử từng bước
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, theo đúng loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã) đã được xác định.
- Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, ví dụ Viettel Invoice, MISA meInvoice hoặc VNPT Invoice, tùy theo mức độ tích hợp cần thiết với phần mềm bán hàng hoặc kế toán đang dùng.
- Thiết lập mẫu hóa đơn phù hợp với loại hình kinh doanh, bao gồm thông tin đơn vị phát hành, ký hiệu mẫu số và các trường thông tin bắt buộc theo quy định.
- Lập hóa đơn cho từng giao dịch bán hàng, nhập đầy đủ và chính xác thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá.
- Ký số hóa đơn bằng chữ ký số hợp lệ trước khi phát hành, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
- Gửi mã xác thực đến cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã) trước khi hóa đơn được coi là hợp lệ để gửi cho người mua.
- Gửi hóa đơn cho người mua, thường qua email hoặc ứng dụng tra cứu của nhà cung cấp giải pháp.
- Lưu trữ hóa đơn trong hệ thống theo đúng thời hạn quy định để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cần, ví dụ khi quyết toán thuế hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
Xử lý khi hóa đơn phát hành có sai sót
Khi phát hiện sai sót sau khi đã phát hành, hộ kinh doanh không được tự ý chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc mà cần thực hiện theo đúng quy trình: lập biên bản (nếu cần), sau đó điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn tùy theo loại sai sót và thời điểm phát hiện. Hầu hết các nền tảng hóa đơn điện tử hiện nay đều có sẵn chức năng hỗ trợ các thao tác này ngay trên hệ thống, nhưng nên nắm rõ quy trình để tránh nhầm lẫn giữa các hình thức xử lý (điều chỉnh, thay thế, hủy), vì mỗi hình thức áp dụng cho từng trường hợp sai sót khác nhau theo quy định hiện hành.
Nếu chưa chắc chắn về cách xử lý phù hợp cho một tình huống cụ thể, nên liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý hoặc bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để được hướng dẫn chính xác, tránh tự xử lý sai gây ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn.
Checklist trước khi phát hành hàng loạt
| Hạng mục cần kiểm tra | Đã hoàn tất? |
|---|---|
| Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế | |
| Chữ ký số dùng để ký hóa đơn còn hiệu lực | |
| Mẫu hóa đơn đã đúng với loại hình kinh doanh | |
| Thông tin người mua được nhập chính xác, đầy đủ | |
| Quy trình gửi hóa đơn cho người mua đã được thiết lập (tự động hoặc thủ công) | |
| Quy trình lưu trữ hóa đơn đáp ứng thời hạn quy định | |
| Đã nắm rõ cách xử lý khi hóa đơn có sai sót |
Nên rà soát đầy đủ các hạng mục trên trước khi chính thức phát hành hóa đơn hàng loạt, tránh phải xử lý sai sót hàng loạt sau này vì một lỗi thiết lập ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã không? Việc áp dụng hóa đơn có mã hay không có mã phụ thuộc vào phân loại của cơ quan thuế đối với từng đối tượng, không phải do hộ kinh doanh tự chọn. Nên xác nhận trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để biết chính xác trường hợp của mình.
Có thể tự sửa lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành không? Không được tự ý chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc. Cần thực hiện đúng quy trình điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn theo quy định, tùy loại sai sót và thời điểm phát hiện.
Hóa đơn điện tử cần lưu trữ trong bao lâu? Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định trong các văn bản pháp luật về kế toán và hóa đơn hiện hành — vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi trực tiếp nhà cung cấp giải pháp để đảm bảo thiết lập lưu trữ đúng thời hạn yêu cầu.
Tham khảo thêm các lựa chọn phần mềm tại mục hóa đơn điện tử để so sánh khả năng tích hợp phù hợp với quy mô hộ kinh doanh của bạn.
Phần mềm liên quan
Viettel Invoice (S-Invoice)
Hóa đơn điện tử từ Viettel
Hóa đơn điện tửGiải pháp hóa đơn điện tử của Viettel, đáp ứng quy định của Tổng cục Thuế, tích hợp API dễ dàng.
Từ 550đ / hóa đơn, gói theo số lượng (tham khảo)
MISA meInvoice
Hóa đơn điện tử phổ biến nhất Việt Nam
Hóa đơn điện tửNền tảng hóa đơn điện tử của MISA với lượng người dùng lớn, dễ tích hợp với phần mềm kế toán khác.
Từ 434đ / hóa đơn, gói theo số lượng (tham khảo)
VNPT Invoice
Dịch vụ hóa đơn điện tử của Tập đoàn VNPT
Hóa đơn điện tửVNPT Invoice (VNPT-EINVOICE) là dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT, đáp ứng quy định Thông tư 78/2021/TT-BTC, với nhiều gói theo số lượng hóa đơn.
Từ 300đ / hóa đơn, gói theo số lượng, chưa gồm VAT (tham khảo)
