Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đúng quy định cho hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử hiện là yêu cầu bắt buộc với phần lớn hộ kinh doanh và doanh nghiệp có hoạt động xuất hóa đơn tại Việt Nam. Với những đơn vị mới bắt đầu tìm hiểu, quy trình từ đăng ký sử dụng đến phát hành hóa đơn hợp lệ có thể gây bối rối nếu chưa nắm rõ các bước cơ bản.

Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, thường áp dụng với nhóm đối tượng có rủi ro cao hơn về thuế hoặc theo quy định riêng. Hóa đơn không có mã do doanh nghiệp tự phát hành và tự chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, áp dụng với nhóm đối tượng đủ điều kiện theo quy định.

Việc lựa chọn loại hóa đơn không hoàn toàn do doanh nghiệp tự quyết mà phụ thuộc vào phân loại của cơ quan thuế, vì vậy nên xác nhận rõ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ trước khi triển khai.

Các bước cơ bản để bắt đầu xuất hóa đơn điện tử

Về tổng quan, quy trình thường gồm: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, lựa chọn nhà cung cấp giải pháp (ví dụ Viettel Invoice hoặc MISA meInvoice), thiết lập mẫu hóa đơn phù hợp với loại hình kinh doanh, sau đó mới bắt đầu phát hành hóa đơn cho từng giao dịch bán hàng.

Sau khi phát hành, hóa đơn cần được gửi cho người mua (thường qua email hoặc ứng dụng) và lưu trữ trong hệ thống theo đúng thời hạn quy định để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cần.

Xử lý khi hóa đơn phát hành có sai sót

Khi phát hiện sai sót sau khi đã phát hành, hộ kinh doanh không được tự ý chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc mà cần thực hiện theo đúng quy trình: lập biên bản (nếu cần), sau đó điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn tùy theo loại sai sót và thời điểm phát hiện. Hầu hết các nền tảng hóa đơn điện tử hiện nay đều có sẵn chức năng hỗ trợ các thao tác này ngay trên hệ thống.

Checklist nhanh trước khi bắt đầu sử dụng

Trước khi chính thức phát hành hóa đơn hàng loạt, nên rà soát: đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế hay chưa, mẫu hóa đơn đã đúng với loại hình kinh doanh chưa, thông tin người mua có được nhập chính xác không, và quy trình gửi/lưu trữ hóa đơn đã được thiết lập tự động hay còn thao tác thủ công.

Tham khảo thêm các lựa chọn phần mềm tại mục hóa đơn điện tử để so sánh chi phí và khả năng tích hợp phù hợp với quy mô hộ kinh doanh của bạn.