Hóa đơn điện tử là gì? Quy định doanh nghiệp cần biết

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì giấy in, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hiện nay hầu hết doanh nghiệp và một bộ phận hộ kinh doanh tại Việt Nam đã phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế. Bài viết này giúp bạn hiểu đúng khái niệm, biết mình có thuộc diện bắt buộc hay không, và hình dung quy trình xuất hóa đơn thực tế diễn ra như thế nào.

Hóa đơn điện tử là gì

Về bản chất, hóa đơn điện tử vẫn là một chứng từ ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ — gồm tên người bán, người mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền — nhưng được lập bằng phương tiện điện tử, ký số và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế thay vì in trên giấy có sẵn mẫu.

Có hai loại phổ biến:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: được cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, áp dụng với phần lớn doanh nghiệp thông thường.
• Hóa đơn điện tử không có mã: doanh nghiệp tự lập, ký số và gửi dữ liệu tới cơ quan thuế theo định kỳ, thường áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có hạ tầng kết nối riêng (điện lực, viễn thông, ngân hàng…).

Với đa số SME, loại hóa đơn điện tử có mã thông qua một đơn vị cung cấp giải pháp trung gian là hình thức phổ biến nhất.

Ai bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử (được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC), hóa đơn điện tử là bắt buộc với:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật Việt Nam.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Một số hộ kinh doanh quy mô lớn hoặc có doanh thu đạt ngưỡng theo quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Vì các văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết chính xác diện áp dụng của mình. Nếu bạn là hộ kinh doanh và muốn hiểu sâu hơn về trường hợp riêng của mình, có thể tham khảo thêm bài viết về hộ kinh doanh và hóa đơn điện tử trên Diễn Đàn Số.

Vì sao phải chuyển sang hóa đơn điện tử

Ngoài lý do bắt buộc theo quy định, hóa đơn điện tử mang lại một số lợi ích thực tế cho doanh nghiệp nhỏ:

• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ: không cần mua phôi hóa đơn giấy, không cần kho lưu trữ chứng từ giấy trong nhiều năm.
• Xuất hóa đơn nhanh hơn: có thể lập và gửi hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng, kể cả bán online hoặc bán tại nhiều điểm bán.
• Giảm rủi ro sai sót, thất lạc: dữ liệu lưu trên hệ thống, dễ tra cứu lại khi cần đối chiếu, giải trình với cơ quan thuế.
• Tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng: nhiều giải pháp hóa đơn điện tử hiện nay cho phép kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng, giảm việc nhập liệu thủ công hai lần.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra như thế nào

Dù mỗi nhà cung cấp có giao diện khác nhau, quy trình cơ bản thường gồm các bước sau:

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (thường được đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ làm thủ tục này).
2. Chuẩn bị chữ ký số để ký lên hóa đơn — đây là bước bắt buộc, doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp lệ trước khi phát hành hóa đơn điện tử. Nếu chưa rõ khái niệm này, bạn có thể đọc thêm bài chữ ký số là gì.
3. Lập hóa đơn trên phần mềm khi phát sinh giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.
4. Ký số và gửi hóa đơn tới cơ quan thuế để được cấp mã (với loại có mã) hoặc gửi dữ liệu định kỳ (với loại không có mã).
5. Gửi hóa đơn cho người mua qua email, phần mềm hoặc cổng tra cứu.
6. Lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo thời hạn quy định để phục vụ tra cứu, kiểm tra sau này.

Chọn giải pháp hóa đơn điện tử như thế nào

Với doanh nghiệp nhỏ, ba yếu tố thường được cân nhắc khi chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử:

Yếu tố	Vì sao quan trọng
Mức độ tích hợp với phần mềm kế toán/bán hàng đang dùng	Tránh phải nhập liệu hai lần, giảm sai sót
Hỗ trợ kỹ thuật khi xuất hóa đơn lỗi, sai thông tin	Doanh nghiệp nhỏ thường không có nhân sự IT riêng
Khả năng mở rộng khi số lượng hóa đơn tăng	Tránh phải đổi hệ thống khi doanh nghiệp phát triển

Không có giải pháp nào “tốt nhất cho mọi doanh nghiệp” — mỗi đơn vị phù hợp với quy mô, ngành nghề và hệ sinh thái phần mềm khác nhau mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không? Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và được lưu trữ dưới dạng dữ liệu. Doanh nghiệp có thể in ra để lưu nội bộ nếu cần, nhưng bản gốc pháp lý vẫn là bản điện tử.

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã khác nhau ở đâu? Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, còn hóa đơn không có mã do doanh nghiệp tự lập, ký số và gửi dữ liệu theo định kỳ. Loại nào doanh nghiệp bạn phải dùng phụ thuộc vào quy định áp dụng, nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế trực tiếp.

Chuyển sang hóa đơn điện tử có mất nhiều thời gian không? Thời gian triển khai phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và mức độ chuẩn bị dữ liệu, nhưng phần lớn nhà cung cấp hỗ trợ đăng ký và làm quen giao diện trong thời gian ngắn, đặc biệt nếu doanh nghiệp đã có chữ ký số sẵn.

---

Nếu bạn đang tìm giải pháp phù hợp, có thể tham khảo danh sách đầy đủ tại danh bạ phần mềm hóa đơn điện tử trên Diễn Đàn Số, hoặc xem chi tiết từng giải pháp như MISA meInvoice và Hóa đơn điện tử Viettel để so sánh tính năng phù hợp với quy mô của mình.