Cách chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chuyển từ sổ sách hoặc bảng tính Excel sang một phần mềm kế toán chuyên dụng thường là bước đầu tiên trong quá trình số hóa vận hành. Tuy nhiên thị trường hiện có khá nhiều lựa chọn với mức giá và định hướng khác nhau, khiến việc chọn đúng sản phẩm không đơn giản như chỉ so sánh bảng giá.

Xác định đúng quy mô và nghiệp vụ hiện tại

Trước khi xem qua bất kỳ phần mềm nào, hãy liệt kê rõ số lượng chứng từ phát sinh mỗi tháng, số chi nhánh đang hoạt động, và loại hình kinh doanh (thương mại, dịch vụ hay sản xuất). Doanh nghiệp thương mại nhỏ thường chỉ cần nghiệp vụ kế toán tổng hợp cơ bản, trong khi doanh nghiệp sản xuất cần thêm khả năng tính giá thành và quản lý kho nguyên vật liệu.

Việc xác định sai nhu cầu ngay từ đầu dễ dẫn đến hai tình huống: chọn phần mềm quá đơn giản rồi phải chuyển đổi lại sau một thời gian ngắn, hoặc chọn giải pháp quá phức tạp khiến đội kế toán mất nhiều thời gian làm quen mà không dùng hết tính năng.

Ưu tiên khả năng kết nối với hóa đơn điện tử và ngân hàng

Một phần mềm kế toán hiện đại nên có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử đang dùng, tránh việc phải nhập tay lại dữ liệu hóa đơn vào sổ sách. Ví dụ, các sản phẩm như MISA AMIS có thể liên thông với hóa đơn điện tử cùng hệ sinh thái, giúp giảm đáng kể thao tác thủ công.

Ngoài ra, khả năng đối chiếu sao kê ngân hàng tự động cũng là yếu tố nên cân nhắc nếu doanh nghiệp có tần suất giao dịch qua ngân hàng lớn.

Cân nhắc giữa phần mềm theo gói và giải pháp triển khai riêng

Với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ quy mô nhỏ đến vừa, các phần mềm theo mô hình đăng ký gói hàng tháng như MISA AMIS thường phù hợp vì triển khai nhanh, chi phí ban đầu thấp. Ngược lại, doanh nghiệp sản xuất có nghiệp vụ phức tạp hơn có thể cân nhắc các giải pháp thiên về triển khai theo dự án như Fast Accounting hoặc BRAVO, vốn mạnh về tùy biến báo cáo và quản lý giá thành sản xuất.

Đừng bỏ qua bước dùng thử trước khi ký hợp đồng dài hạn

Dù phần mềm có nhiều tính năng hấp dẫn trên trang giới thiệu, trải nghiệm thực tế với chính dữ liệu của doanh nghiệp mới là căn cứ đáng tin cậy nhất. Nên yêu cầu bản dùng thử hoặc buổi demo có sử dụng dữ liệu mẫu gần với thực tế công ty, đồng thời hỏi rõ chính sách hỗ trợ khi có thay đổi quy định thuế trong tương lai.

Cuối cùng, hãy xem thêm mục phần mềm kế toán trên Diễn Đàn Số để so sánh chi tiết các lựa chọn hiện có trước khi đưa ra quyết định.