Chi phí thực tế khi dùng phần mềm kế toán gồm gì?

Nhiều doanh nghiệp khi chọn phần mềm kế toán chỉ so sánh phí license hàng năm mà bỏ qua các khoản chi phí phát sinh khác trong quá trình sử dụng. Chi phí thực tế của một phần mềm kế toán thường gồm nhiều thành phần: triển khai ban đầu, đào tạo người dùng, chuyển đổi dữ liệu cũ và chi phí nâng cấp về sau. Hiểu rõ các khoản này giúp doanh nghiệp lập ngân sách chính xác hơn thay vì bị bất ngờ sau khi đã ký hợp đồng.

Vì sao chỉ nhìn giá license là chưa đủ

Giá license (hoặc phí thuê bao) là con số dễ so sánh nhất giữa các phần mềm, nên thường được đặt lên hàng đầu khi doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần trong tổng chi phí sở hữu phần mềm. Một phần mềm có phí license thấp nhưng đòi hỏi nhiều công sức triển khai, đào tạo hoặc tùy chỉnh thêm có thể tốn kém hơn một phần mềm có phí license cao hơn nhưng dễ triển khai và ít phát sinh chi phí phụ. Vì vậy, nên nhìn tổng thể các khoản mục dưới đây trước khi quyết định, thay vì chỉ so sánh bảng giá.

Các khoản chi phí ngoài phí license

Chi phí triển khai ban đầu

Đây là chi phí liên quan tới việc cài đặt, cấu hình phần mềm theo đặc thù nghiệp vụ của doanh nghiệp — ví dụ thiết lập hệ thống tài khoản kế toán, danh mục hàng hóa, quy trình phê duyệt chứng từ. Với doanh nghiệp có nghiệp vụ đơn giản, bước này có thể tự thực hiện; với doanh nghiệp có nghiệp vụ phức tạp hơn (nhiều chi nhánh, nhiều loại hình kinh doanh), có thể cần đến sự hỗ trợ từ nhà cung cấp hoặc đơn vị triển khai, phát sinh thêm chi phí dịch vụ.

Chi phí đào tạo người sử dụng

Kế toán viên và những người liên quan cần thời gian làm quen với giao diện, quy trình thao tác của phần mềm mới. Một số nhà cung cấp có sẵn tài liệu hướng dẫn hoặc khóa đào tạo miễn phí, một số khác tính phí riêng cho đào tạo chuyên sâu hoặc đào tạo tại chỗ. Doanh nghiệp nên hỏi rõ hình thức đào tạo đi kèm trước khi ký hợp đồng, đồng thời tính đến chi phí cơ hội — thời gian nhân sự dành cho đào tạo cũng là một dạng chi phí.

Chi phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ

Nếu doanh nghiệp đang dùng Excel hoặc một phần mềm kế toán khác, việc chuyển dữ liệu lịch sử (danh mục khách hàng, nhà cung cấp, số dư đầu kỳ, chứng từ phát sinh) sang hệ thống mới cần được chuẩn hóa và kiểm tra kỹ. Khối lượng dữ liệu càng lớn, càng cần nhiều thời gian và công sức, có thể phát sinh chi phí dịch vụ chuyển đổi nếu doanh nghiệp không tự thực hiện được.

Chi phí nâng cấp và mở rộng về sau

Khi doanh nghiệp phát triển — thêm chi nhánh, thêm người dùng, cần thêm module báo cáo quản trị — hầu hết phần mềm kế toán đều có cơ chế nâng cấp gói dịch vụ. Đây là khoản chi phí cần dự trù trước, không nên chỉ tính ngân sách cho quy mô hiện tại mà quên đi khả năng mở rộng trong tương lai gần.

Chi phí hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì

Một số phần mềm tách riêng phí hỗ trợ kỹ thuật (sửa lỗi, cập nhật quy định thuế mới) khỏi phí license cơ bản. Doanh nghiệp nên làm rõ những gì đã bao gồm trong gói cơ bản và những gì cần trả thêm, tránh nhầm lẫn giữa “phí license” và “tổng chi phí duy trì hệ thống mỗi năm”.

Bảng tổng hợp các khoản mục cần hỏi nhà cung cấp

Khoản mục	Câu hỏi cần làm rõ với nhà cung cấp
Triển khai ban đầu	Có tính phí cấu hình theo nghiệp vụ riêng không, ai thực hiện?
Đào tạo	Đào tạo cơ bản có miễn phí không, đào tạo chuyên sâu tính phí thế nào?
Chuyển dữ liệu	Có hỗ trợ công cụ hoặc dịch vụ chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ không?
Nâng cấp gói	Lộ trình nâng cấp khi thêm người dùng, chi nhánh ra sao?
Hỗ trợ kỹ thuật	Phí hỗ trợ đã bao gồm trong license hay tính riêng?
Ngừng sử dụng	Có xuất được toàn bộ dữ liệu ra ngoài nếu sau này đổi phần mềm không?

Cách lập ngân sách hợp lý khi chọn phần mềm kế toán

Thay vì chỉ hỏi “phần mềm này giá bao nhiêu”, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp báo giá đầy đủ cho các khoản mục ở bảng trên, tính theo quy mô và nghiệp vụ cụ thể của mình. Đồng thời nên hỏi rõ giá đã bao gồm những gì và có ngày cập nhật báo giá gần nhất, vì chính sách giá của các nhà cung cấp phần mềm có thể thay đổi theo thời gian. Việc so sánh tổng chi phí sở hữu (bao gồm cả các khoản phát sinh) giữa các lựa chọn sẽ cho bức tranh chính xác hơn nhiều so với việc chỉ so sánh giá license trên trang chủ.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa việc tiếp tục dùng Excel hay chuyển sang phần mềm chuyên dụng, có thể đọc thêm bài khi nào nên bỏ Excel để dùng phần mềm kế toán để xác định thời điểm phù hợp trước khi tính đến ngân sách chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí nào trong các khoản trên thường bị doanh nghiệp bỏ qua nhất? Chi phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ thường bị đánh giá thấp nhất, vì doanh nghiệp hay nghĩ đây là việc đơn giản trong khi thực tế cần nhiều thời gian chuẩn hóa dữ liệu, đặc biệt khi dữ liệu cũ chưa được sắp xếp gọn gàng.

Có nên chọn phần mềm giá license thấp nhất để tiết kiệm chi phí không? Không nên chỉ dựa vào giá license thấp nhất. Cần xem xét tổng chi phí bao gồm triển khai, đào tạo và khả năng mở rộng, vì một phần mềm rẻ ban đầu nhưng khó mở rộng có thể tốn kém hơn về lâu dài.

Làm sao để biết báo giá của nhà cung cấp đã đầy đủ hay chưa? Nên yêu cầu nhà cung cấp liệt kê rõ từng khoản mục trong bảng ở trên bằng văn bản, đối chiếu với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, thay vì chỉ nhận một con số tổng không rõ chi tiết.

---

Bạn có thể tham khảo thêm các lựa chọn phần mềm kế toán tại danh bạ phần mềm kế toán trên Diễn Đàn Số, hoặc xem chi tiết Fast Accounting và Bravo để đối chiếu thông tin triển khai cụ thể.